契約書管理を電子化する目的とは

   

製品の売買や役務の提供などを行うにあたっては、その契約の内容や範囲、期間、金額などをあきらかにし、後日の証拠としておくために契約書を作成します。このような契約書の多くは、法人税法をはじめとする諸法令の規定により保管年限があらかじめ決まっていることがあるほか、法令に該当しないものでも社内的に任意の保管年限が設けられているのが普通です。以前は契約書管理といえば紙ベースのままで行うのが当たり前でしたが、現在ではペーパーレス化した上で電子的に管理をするという方法も見られるようになりました。すでにパッケージとして製品化されている文書管理ソフトを利用すれば、意外とスムーズに新規導入することが可能であり、すでに全国のさまざまな業種の企業で導入されています。

電子文書が登場した背景と目的について

契約書に限らないことですが、これまでの紙ベースによる文書の保存と管理には、さまざまな問題がつきまとっていました。まずは保管年限を過ぎて廃棄するまではその文書を社内で保管しなければならず、保管だけのために膨大なスペースが必要になります。また保管している文書も税務調査などがあればただちに取り出して閲覧することになるため、ファイリングシステムの導入などでしっかりと分類分けをしておく必要があり、そのための労力もたいへん大きなものがありました。そこで登場するのが文書を電子化して保存と管理をする方法です。このようにペーパーレスの状態にすることで、物理的な保管場所を不要にして社屋内を有効に活用することができるようにするほか、文書の運搬や分類、検索などの人的な労力も節約するという目的を果たすことができます。

具体的にシステムを通じて活用できる機能

電子化された文書管理システムにもメーカーによる違いはいろいろとありますが、根本的なところでは共通した機能が見られます。まずはワープロソフトで作成したもの、紙ベースからスキャンしたものの区別なく、同じ文書としてシステムに取り込むことができるほか、発信や受信をした部署名、相手先、金額などの属性を個別に付与することができる機能があります。また保存されているデータから瞬時に検索して該当の文書を探し出す機能や、ビューワソフトで閲覧する機能などもあります。これらは契約書管理にも応用が可能で、同一の相手先で年次や製品名の異なるものなどをクロス検索したりするのにも便利です。インターネット回線がつながっていれば場所やプラットフォームの種類を問わずに閲覧することも可能な場合がありますので、少なくとも紙ベースにくらべればより仕事の効率自体がアップすることは間違いないといえます。

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