ペーパーレス化による契約書管理の効率性

   

企業活動をする上で契約書の作成と管理はほとんど不可欠といっても過言ではありません。しかし従来のような紙ベースでの契約書管理は、膨大な保管場所を確保しなければならないほか、そのつど目録を整備するなどして年次や種類、相手先などの分類を保たなくてはならず、かなりの労力とコストが必要となります。そこで生まれた知恵として、契約書をペーパーレス化し電子的なデータにいったん置き換えるという方法があります。このような方法であれば作成から管理までの一連の作業がより効率的になるほか、検索なども容易になってきます。最近ではこのようなソリューションをパッケージとして提供している情報システム系統の企業もあらわれてきており、他のサービスと組み合わせるなどしてさまざまな活用が可能です。

導入が可能な文書管理システムとは

最近のテクノロジーの進化によって、一般の企業も紙ベースの文書をペーパーレス化して管理する手法が容易に導入できるようになっています。これはかならずしも導入する企業にとっての独自のシステムを一から構築するということではなく、すでに確立されたソリューションサービスを当てはめ、適宜カスタマイズすることを指しています。このような文書管理システムには、紙ベースの文書をpdfファイルなどとして取り込んだり、はじめからワープロなどで作成した文書を電子データのまま保存したりするとともに、個別に分類や作成部署、相手先などの属性の情報を付与する機能があります。またフリーワードでその内容を検索したり、検索結果に登場した文書をビューワソフトで随時閲覧したりすることもできます。

契約書管理にも利用できる文書管理システム

このような文書管理システムは契約書管理に利用することが可能です。契約書はたいてい年次的に更新が発生し、同じ相手先で内容が微妙に異なるバージョンが複数存在するため、管理にはかなり神経質にならざるを得ません。逆にいえば管理の効率性がアップすれば、手間とコストを大幅に削減することができます。契約書をペーパーレス化してシステムに取り込めば、全文検索などで目的の文書をあとから探し出すことも容易ですし、たとえば出張先などの出先からタブレット端末やノートパソコンなどを使って閲覧することも可能です。以前は税務関連の書類などは紙ベースでの保管が求められていましたが、法令によって電子文書の活用が認められるようになっていますので、さまざまな分野に応用することができます。

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