日々増えていく契約書管理をシンプルに行える

   

日々の業務の中ではペーパレス化が進行する一方で、契約書などの重要な文書の管理は紙ベースで行われることが多いのが現状です。しかし納入先は発注元との間では、期日や仕様の変更などに追われて、契約書の内容に修正が加えられ、最新の契約内容がどうなっているのかを常に把握することが求められます。あるいは文書管理を紙文書管理で行うなかで保管スペースの確保に難渋したり、必要なときに文書にたどりつくことが出来ないと言った不都合な事態に遭遇することもまた、避けられないところです。
この問題に対して、楽々Document Plusを活用すれば、作成日やインデックス番号や属性を付与して管理することを可能にし、場所も端末も選ぶことなく利用できるので、効率的な文書管理を可能にします。

文書管理をマンパワーで処理する限界も、気に病む必要がない

楽々Document Plusを利用することのメリットは、文書検索を簡単に実行することにより必要な文書に速やかにアクセスすることが可能になる点にあります。添付ファイルの属性を完全一致だけでなく、あいまい検索の2つのルートを活用できるのです。さらに属性情報を付加することで、より正確な検索を可能にするのです。例えば文書番号や制作者・フォルダ名称など任意の条件を設定できるので、社内の独自の文書管理ルールに則った管理を可能にします。
検索でヒットした文書は、ビューワが瞬時に起動するためたちどころに文書を確認することを可能にします。簡単操作で縮尺も自在なので該当箇所をすぐに確認できる上に、図表や細かい文字も潰れることはありません。画面左側にはフォルダーツリーが表示されるので、フォルダ移動も思いのままです。

契約書管理の為の検索や参照が簡単

担当者ごとに参照する種類や該当文書は自ずと限定されるものです。楽々Document Plusでは、頻繁に閲覧するフォルダのブックマークを行えるので、更新が頻繁な契約書管理も忘れることなく、最新の契約条件や変更事項などの確認も行えます。登録したフォルダはフォルダーツリーのトップに表示されるので、別の書類も参照したいときにも簡単にアクセス出来るのです。マルチタスクに追われて、多彩な文書管理に追われる方に便利です。そして最近見た履歴も参照できます。頻繁に使用するため、直近にみた内容をすぐに見たいニーズにも対応しています。しかも楽々Document Plusでは、文書番号や属性番号を所定のURLのパラメータに指定することで、外部システムからも文書呼び出しに可能なため、利用場所も限定されないので利便性が高いです。

ピックアップ記事

ペーパーレス化による契約書管理の効率性

企業活動をする上で契約書の作成と管理はほとんど不可欠といっても過言ではありません。しかし従来のような紙ベースでの契約書管理は、膨大な保管場所を確保しなければならないほか、そのつど目録を整備するなどして...

契約書管理を電子化する目的とは

製品の売買や役務の提供などを行うにあたっては、その契約の内容や範囲、期間、金額などをあきらかにし、後日の証拠としておくために契約書を作成します。このような契約書の多くは、法人税法をはじめとする諸法令の...